تفویض اختیار در مدیریت چیست و انواع تفویض اختیار کدام‌اند؟ در این مطلب به‌صورت کامل این مهارت را بررسی می‌کنیم و به مزایا و معایب تفویض اختیار به‌طور کامل می‌پردازیم. دانستن اینکه چطور و در چه زمان وظایف را به افراد مناسب محول کنیم، یک مهارت مهم در مدیریت است که برای تبدیل‌شدن به یک مدیر خوب حتماً باید آن را بیاموزید. در این مطلب تفویض اختیار را بررسی و نحوه پیاده‌سازی آن در محیط کار را تشریح کرده‌ایم.
تفویض اختیار یعنی چه؟
تفویض اختیار به فرایند انتقال مسئولیت و اختیار تصمیم‌گیری از یک فردبه‌فرد دیگر در سازمان گفته می‌شود. به‌عنوان یک مدیر ممکن است گاهی مسئولیت کاری را به فرد دیگری محول کنید و آن فرد هم بتواند کارهای مرتبط با آن مسئولیت را به هر فرد دیگری با اختیار خودش بسپارد. به این فرایند تفویض اختیار در مدیریت گفته می‌شود. تفویض اختیار فقط سپردن کارها نیست؛ این فرایند با سپردن مسئولیت و تصمیم‌گیری همراه است. درواقع کسی که اختیاری به او تفویض شده است می‌تواند تصمیم خاص خودش را برای مجموعه کارهای سپرده‌شده بگیرد و مسئولیت انجام‌دادن آن کارها هم با شخص او خواهد بود؛ بنابراین تفویض اختیار به‌معنی اعتماد به فرد مدنظر است.
اجزای اصلی تفویض اختیار
تفویض اختیار از سه جزو اصلی تشکیل شده است که در فرایند انجام‌شدن باید به آن توجه کرد. این سه بخش اختیار، مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی را شامل است. در ادامه هر یک از این سه جزو اساسی را بررسی می‌کنیم.
اختیار
اختیار در سازمان به‌معنی میزان قدرت و حق فرد در استفاده از منابع، تصمیم‌گیری و محول‌کردن کارهاست. اختیار در سازمان از بالا به پایین تعریف می‌شود؛ یعنی هر قدر جایگاه فرد در چارت سازمانی بالاتر باشد، اختیار بیشتری هم دارد. در تفویض اختیار فردی که کاری به او سپرده می‌شود، باید بداند که چه میزان اختیار دارد.
مسئولیت‌پذیری
داشتن اختیار همیشه با مسئولیت همراه است. هر قدر اختیار فرد در سازمان بیشتر باشد، مسئولیت بیشتری هم دارد. اگر اختیار انجام‌دادن یک کار به شما محول می‌شود، مسئولیت انجام‌دادن آن هم بر عهده شماست؛ بنابراین مسئولیت از پایین به بالا جریان پیدا می‌کند.
پاسخگویی
در فرایند تفویض اختیار، اگر عملکرد واقعی با عملکرد قابل‌انتظار یا تعیین‌شده تفاوت داشته باشد، فرد مسئول باید پاسخگو باشد. پاسخگویی در سازمان قابل‌تفویض نیست، یعنی اگر محمد مسئولیت انجام‌دادن یک کار را با اختیار کامل به مریم محول کند و مریم انجام‌دادن این کار را به حسین بسپارد، مسئولیت انجام‌شدن کار با حسین است، اما اگر کار به هر دلیلی درست انجام نشود، مریم باید پاسخگو باشد.
شاید مطالعه این مطلب برای‌تان مفید باشد:
اهمیت تفویض اختیار
تفویض اختیار فواید بسیار زیادی برای سازمان دارد، چه به‌صورت مستقیم و چه غیرمستقیم. تفویض اختیار کمک می‌کند اعضای سازمان در اهداف بزرگ‌تر سازمان سهیم باشند و حس همدلی و اعتماد را میان افراد تیم افزایش می‌دهد. افراد تلاش می‌کنند مهارت‌های خود را افزایش دهند و کارها را با کارایی بیشتری انجام دهند، یعنی علاوه بر توسعه نیروی انسانی، بهره‌وری سازمان را هم بیشتر می‌کند. البته نباید این نکته را هم نادیده گرفت که تفویض اختیار، علاوه بر بالابردن توانایی زیردستان، مهارت مدیران در شناخت کارمندان و توانایی‌هایشان را هم افزایش می‌دهد. با تفویض اختیار بخش قابل‌توجهی از کارها به افراد دیگر محول می‌شود و مدیر فرصت بیشتری برای تصمیم‌های بزرگ‌تر خواهد داشت:
- افزایش بهره‌وری
- توسعه کارکنان
- افزایش انگیزه و همدلی
- فرصت‌های رشد شغلی
چطور تفویض اختیار کنیم؟
برای اینکه فرایند تفویض اختیار به‌درستی انجام شود، چند مرحله را باید طی کنید. در ادامه این مراحل را بررسی می‌کنیم:
۱. مشخص‌کردن کارها
در ابتدا باید بدانیم که دقیقاً مسئولیت چه‌کارهایی را قرار است به دیگران بسپاریم. با توجه به کارمندانی که قرار است مسئولیت انجام‌دادن کارها به آنان محول شود، کارها را به‌صورت دقیق مشخص کنید.
۲. انتظارات را به‌صورت دقیق مشخص کنید
پس از مشخص‌شدن کارمندان و کارها، انتظارات خود را به‌روشنی برای کارمندان خود توضیح دهید. دقیقاً چه‌کارهایی به چه کسانی سپرده می‌شود؟ از هر کسی چه انتظاری دارید و زمان انجام‌شدن و اتمام هر کار کی است؟ اگر کارمندان به‌وضوح بدانند چه انتظاری از آن‌ها دارید، برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای انجام‌شدن کارها خواهند داشت.
۳. ارزیابی منظم و راهنمایی
برای اینکه کارها به‌شکل دقیق‌تری انجام شود، از کارمندان خود آپدیت‌های دوره‌ای بخواهید. اگر کارمندان در بازه‌های زمانی مختلف گزارش ارائه کنند یا جلسه‌های دوره‌ای برای آن در نظر بگیرید، فرایند انجام‌شدن کار را بهتر ارزیابی می‌کنید. همچنین این کار باعث می‌شود که راهنمایی‌های بهتری به کارمندان داشته باشید و میزان فشار مسئولیت را از کارمندان کم می‌کند.
۴. تمرین مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی
همه افراد سازمان باید مسئولیت‌پذیری را تمرین کنند. کیفیت انجام‌شدن کارها را به‌صورت دوره‌ای ارزیابی کنید و از افراد مسئول بخواهید که در قبال آن پاسخگو باشند. کارها را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و بعد از هر بخش از افراد مسئول بخواهید که گزارشی ارائه کنند و مسئولیت انجام‌شدن صحیح کار را به آن‌ها بسپارید.
جمع‌بندی تفویض اختیار
تفویض اختیار چیزی بیش از این است که به فردی بگوییم این کار را انجام بده. در فرایند تفویض اختیار تصمیم‌گیری درمورد کارها، نحوه انجام‌شدن کار و مسئولیت دربرابر انجام‌شدن درست یا اشتباه کار هم منتقل می‌شود و مسئولیت بیشتری به فرد منتقل می‌شود. ممکن است بعضی مدیران، به‌دلیل شناخت ناکافی یا ایرادهای شخصی، دربرابر تفویض اختیار مقاومت داشته باشند، اما تفویض اختیار باعث افزایش بهره‌وری سازمان، توسعه کارمندان، حس اعتماد و اشتیاق بیشتر، باز شدن مسیر پیشرفت شغلی و به‌طورکلی شادابی و چابکی بیشتر سازمان می‌شود.
پرسش‌های متداول درباره تفویض اختیار
تفویض اختیار یعنی سپردن کار به دیگران؟
تفویض اختیار فقط سپردن کار به دیگران نیست؛ در تفویض اختیار شما اختیار شکل انجام‌شدن کار و مسئولیت و پاسخگویی درمورد آن را هم به فرد یا یک تیم می‌سپارید. درواقع آن فرد از آن به‌بعد مسئول تصمیم‌گیری، انجام‌شدن و پاسخگویی در قبال آن کار است. مسئولیت تفویض اختیار بیشتر از انجام‌شدن یک کاری است که دیگران مسئول اتخاذ تصمیم‌های آن هستند و شما مسئول انجام‌دادن آن.
چرا بعضی از مدیران در برابر تفویض اختیار مقاومت می‌کنند؟
معمولاً کسانی که نگران جایگاه خود هستند یا تصور می‌کنند که دادن اختیارات به افراد دیگر ممکن است جایگاه آنان را متزلزل کند دربرابر این کار مقاومت می‌کنند. نداشتن اعتماد به کارمندان هم می‌تواند یکی از دلایل باشد که مدیران، چون فکر می‌کنند کارمندان توانایی لازم برای این مسئولیت را ندارند، دربرابر آن مقاومت می‌کنند. این در حالی است که سپردن کارها به کارمندان باعث می‌شود آن کارمندان توانایی‌های خود را ارتقا دهند و بعد از مدتی حجم کارها از روی دوش مدیر بالادستی کمتر شود و سازمان با سرعت و کیفیت بهتری کارها را انجام دهد.