سیستم‌های باز در مدیریت به مجموعه‌ای از اصول و فرایندها اشاره می‌کند که در آن‌ها سازمان‌ها به‌عنوان سیستم‌های پویا و باز تلقی می‌شوند. سیستم‌های باز به‌طور مداوم با محیط خارجی خود در تعامل هستند و براساس این تعاملات تغییر و تکامل می‌یابند. در این مطلب سیستم‌های باز در مدیریت را بررسی و مثال‌هایی عملی از کاربرد این نظریه در سازمان‌ها را ارائه می‌کنیم.
سیستم‌ها در مدیریت
سیستم‌ها را به‌شکل‌های مختلف طبقه‌بندی می‌کنند و صفت‌های متنوعی برایشان به کار می‌برند: سیستم ساده، سیستم پیچیده، سیستم مکانیکی، سیستم انسانی، سیستم تطبیق‌پذیر، سیستم خطی، سیستم غیرخطی و ….
در این میان یکی از رایج‌ترین طبقه‌بندی‌ها «سیستم باز یا Open System» در برابر «سیستم بسته یا Closed System» است.
تعریف سیستم‌های باز
یک سیستم باز سیستمی است که با محیط خود در تعامل است. این تعامل می‌تواند به‌صورت دریافت ورودی‌ها (مانند منابع، اطلاعات و انرژی) و خروجی‌ها (مانند محصولات، خدمات و اطلاعات) باشد. سیستم‌های باز دربرابر تغییرات محیطی واکنش نشان می‌دهند و براساس بازخوردهای دریافتی، عملکرد خود را تنظیم و بهبود می‌بخشند.
در ساده‌ترین تعریف، سیستم باز را سیستمی می‌دانند که کاملاً ایزوله نیست و با محیط خود ماده و انرژی تبادل می‌کند؛ مثلاً می‌گویند درخت یک سیستم باز است، چون از زمین آب و غذا می‌گیرد و نور هم دریافت می‌کند و تنفس هم انجام می‌دهد؛ یا می‌گویند فنجان قهوهٔ روی میز یک سیستم باز است، چون بخشی از انرژی خود را در قالب گرما به محیط می‌دهد و بخشی از ماده‌ٔ داخل فنجان هم تبخیر می‌شود.
درمقابل می‌گویند چای داغی که داخل فلاسک می‌ریزید تقریباً یک سیستم بسته است؛ چون نمی‌تواند با محیط تبادل ماده و انرژی داشته باشد (البته می‌دانیم که فلاسک هم یک سیستم کاملاً بسته نیست؛ چون نمی‌تواند چای را تا ابد در همان دمای اولیه نگه دارد، اما نسبت به فنجان روی میز سیستم بسته‌تری محسوب می‌شود).
سیستم‌های باز از زبان دانشمندان
برتالانفی سیستم باز را چنین تعریف می‌کند:
اگر در سیستمی ورود و خروج ماده و انرژی و اطلاعات وجود نداشته باشد، آن سیستم بسته است. سیستم بسته از محیط خود ایزوله شده است. اگر هم ورود و خروجی وجود داشته باشد که به‌معنی تغییر در اجزای سیستم نیز است سیستم باز محسوب می‌شود.
کرامر و اسمیت سیستم باز و بسته را در قالب کلمات دیگری تعریف می‌کنند:
وقتی می‌گوییم یک سیستم باز است که چیزهایی در بیرون سیستم وجود داشته باشند که در عین اینکه جزئی از سیستم نیستند، روی آن تأثیر بگذارند یا از آن تأثیر بپذیرند.
جمشید قراچه‌داغی هم در کتاب تفکر سیستمی خود تعریف ساده و بسیار زیبایی از سیستم باز ارائه کرده است:
سیستم باز سیستمی است که آن را فقط در بستر محیطی‌اش قابل‌فهم باشد. اگر از محیطش هیچ چیز ندانیم، می‌توانیم بگوییم از خودش هم چیزی نمی‌دانیم.
همهٔ تعریف‌های بالا را می‌توان این‌گونه خلاصه کرد که سیستم باز در مرزهای خود تمام نمی‌شود و به پایان نمی‌رسد. درست است که ما برای سیستم مرز تعریف می‌کنیم، اما تعریف مرز صرفاً برای ساده‌سازی است. ما با مشخص‌کردن مرز، مسئله را به‌اندازهٔ ظرفیت مغزمان (یا نرم‌افزارهایمان) کوچک می‌کنیم، اما این به‌آن معنا نیست که سیستم در واقعیت نیز کوچک و محدود است.
برای تسلط بیشتر بر مفهوم سیستم‌های باز و بسته در مدیریت پیشنهاد می‌کنیم مطلب تفکر سیستمی را هم مطالعه کنید.
ویژگی‌های سیستم‌های باز
ویژگی‌های یک سیستم باز از این قرار است:
- تعامل با محیط: سیستم‌های باز همواره با محیط خارجی خود در تعامل هستند. این تعامل می‌تواند شامل تبادل اطلاعات، منابع و انرژی باشد.
- پویایی: این سیستم‌ها در مواجهه با تغییرات محیطی، قابلیت تغییر و تطابق دارند.
- بازخورد: سیستم‌های باز براساس بازخوردهای دریافتی از محیط، عملکرد خود را تنظیم و اصلاح می‌کنند.
- نظم و بی‌نظمی: در سیستم‌های باز تعادلی میان نظم و بی‌نظمی وجود دارد که باعث پویایی و انعطاف‌پذیری آن‌ها می‌شود.
تفاوت میان سیستم‌های باز و بسته
سیستم‌های بسته، بر خلاف سیستم‌های باز، با محیط خارجی خود تعامل نمی‌کنند و فقط به منابع و اطلاعات داخلی تکیه می‌کنند. این سیستم‌ها کمتر انعطاف‌پذیر هستند و در مواجهه با تغییرات محیطی، توانایی تطابق کمتری دارند.
مزایای سیستم‌های باز در مدیریت
مزیت‌های سیستم‌های باز در مدیریت از این قرار است:
- انعطاف‌پذیری: سیستم‌های باز، به‌دلیل تعامل با محیط، قابلیت تطابق بالاتری دارند و می‌توانند به تغییرات سریع‌تر واکنش نشان دهند.
- نوآوری: با دریافت ورودی‌های جدید از محیط، این سیستم‌ها می‌توانند فرایندها و محصولات خود را بهبود دهند و نوآوری کنند.
- پایداری: سیستم‌های باز با تنظیم خود براساس بازخوردهای دریافتی، پایداری بیشتری دربرابر تغییرات محیطی دارند.
- توسعه پایدار: این سیستم‌ها، با توجه به محیط و منابع موجود، به‌سمت توسعه پایدار حرکت می‌کنند.
مثال‌های عملی از سیستم‌های باز در سازمان‌ها
بیایید برخی با برخی از سازمان‌هایی که از سیستم باز در مدیریت استفاده می‌کنند آشنا شویم:
۱. گوگل
گوگل یکی از نمونه‌های بارز استفاده از سیستم‌های باز در مدیریت است. این شرکت با ایجاد محیط کاری انعطاف‌پذیر و نوآورانه توانسته است تا به‌طور مستمر با محیط خارجی خود در تعامل باشد و بازخوردهای مختلف را دریافت کند و به آن‌ها پاسخ دهد.
گوگل از طریق برنامه‌هایی مانند «20% time» به کارکنان خود اجازه می‌دهد تا بخشی از زمان کاری خود را به پروژه‌های دلخواه خود اختصاص دهند؛ این امر نوآوری و خلاقیت در سازمان را رقم زده است.
۲. تویوتا
تویوتا یکی از پیشروان استفاده از سیستم‌های باز در صنعت خودروسازی است. این شرکت با استفاده از سیستم تولید تویوتا (TPS) توانسته است تا فرایندهای تولیدی خود را بهبود بخشد و به تغییرات بازار به‌سرعت واکنش نشان دهد.
سیستم کانبان که یکی از اجزای اصلی TPS است. این سیستم براساس بازخوردهای دریافتی از خط تولید عمل می‌کند و به تنظیم جریان تولید کمک می‌کند.
۳. شرکت‌های استارتاپ
بسیاری از استارتاپ‌ها، به‌دلیل نیاز به انعطاف‌پذیری و نوآوری بالا، از سیستم‌های باز استفاده می‌کنند. این شرکت‌ها، با تعامل مستمر با مشتریان، بازار و دیگر ذی‌نفعان، به‌سرعت بازخوردها را دریافت می‌کنند و فرایندها و محصولات خود را بهبود می‌بخشند؛ برای مثال، شرکت Airbnb با توجه به بازخوردهای دریافتی از میزبانان و میهمانان خود، به‌طور مداوم، پلتفرم خود را بهبود می‌دهد و خدمات جدیدی ارائه می‌کند.
چالش‌های سیستم‌های باز در مدیریت
برخی از مهم‌ترین چالش‌های سیستم‌های باز در مدیریت از این قرار است:
- پیچیدگی: سیستم‌های باز، به‌دلیل تعاملات متعدد با محیط، پیچیدگی بیشتری دارند و مدیریت آن‌ها ممکن است دشوارتر باشد.
- نبود قطعیت: به‌دلیل پویایی و تغییرات مداوم محیط، پیش‌بینی آینده در این سیستم‌ها دشوارتر است.
- نیاز به منابع: برای مدیریت و بهره‌برداری از سیستم‌های باز، به منابع بیشتری مانند اطلاعات، تخصص و سرمایه نیاز است.
نتیجه‌گیری
سیستم‌های باز در مدیریت، با تأکید بر تعامل با محیط و پویایی و بازخورد، می‌توانند به سازمان‌ها در تطابق با تغییرات محیطی و دست‌یابی به نوآوری و توسعه پایدار کمک کنند؛ بااین‌حال مدیریت این سیستم‌ها به توجه به پیچیدگی‌ها و چالش‌های خاص آن‌ها نیازمند است. درنهایت، سازمان‌هایی که بتوانند به خوبی از مزیت‌های سیستم‌های باز بهره‌برداری کنند قادر خواهند بود تا در بازارهای رقابتی به موفقیت دست یابند و پایدار بمانند.