مدیر را می‌توان مثل قلب کسب‌وکار دانست که اگر نباشد همه‌چیز از کار خواهد افتاد. مدیر وظایف زیادی دارد که اگر درست انجام نشود، سازمان را با مشکلات زیادی روبه‌رو خواهد کرد. اگر به کسب‌وکارهای ناموفق یا شکست‌خورده بازار نگاهی بکنیم، معمولاً این کسب‌وکارها یک یا مجموعه اشتباه‌های استراتژیک دارند که شرایط را کامل تغییر داده است. یک تصمیم اشتباه یا انجام‌دادن یک شیوه اشتباه از سمت مدیر ممکن است به قیمت ازمیان‌رفتن یک سازمان شود. درمورد وظیفه‌های مدیریت در ادبیات حوزه مدیریت زیاد بحث شده است که در این مقاله سعی می‌کنیم با مثال‌های کاربردی آن را بررسی کنیم. اگر قصد دارید در حوزه مدیریت فعالیت کنید، این مطلب برای شما مفید خواهد بود.
وظایف مدیر در سازمان
احتمالاً یکی از سؤالاتی که در ذهن شما هم ایجاد شده این است که در مورد کدام مدیر صحبت می‌کنیم؟ مدیریت مالی یا مدیر منابع انسانی؟ هر بخش سازمان ممکن است یک مدیر خاص خود را داشته باشد. طبیعی است که یک مدیر در هر بخش ممکن است وظایف متفاوتی داشته باشد که با توجه به ماهیت کار، قابل شخصی‌سازی است. در اینجا ما قرار است وظایف کلی یک مدیر را بررسی کنیم که ممکن است در هر بخش سازمان، شکلی متفاوت و خاص به خود بگیرد. بنابراین بخش زیادی از وظایف مدیریت در سازمان مشترک و ثابت است و ما قرار است این وظایف را در یک چارچوب کلی بررسی کنیم و درواقع این چارچوب را تبیین کنیم.
وظایف پنج‌گانه مدیریت (وظایف اصلی مدیر)
در مورد وظایف مدیریت بحث زیادی شده است اما اکثر صاحب‌نظران بر سر پنج اصل یا وظیفه مدیریت توافق دارند. البته درگذر زمان موارد بیشتری به این وظایف اضافه شده اما پنج وظیفه اصلی مدیریت از دیدگاه اکثر اندیشمندان حوزه مدیریت عبارت‌اند از:
- برنامه‌ریزی
- سازمان‌دهی
- استخدام
- رهبری
- کنترل
برنامه‌ریزی
برنامه‌ریزی اولین اصل و اولین وظیفه از وظایف مدیریت است. یک مدیر باید اهداف سازمان را مشخص کند، مسیر و روش‌های رسیدن به هدف را ترسیم و فرایند رسیدن به آن را برنامه‌ریزی کند. مدیر باید اهداف سازمان را به اجزا کوچک تقسیم کند و برنامه عملیاتی دقیقی برای رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت داشته باشد به‌طوری‌که تمام اجزا برای رسیدن به اهداف استراتژیک سازمان قدم بردارند.
سازمان‌دهی
سازمان‌دهی دومین اصل از اصول و وظایف مدیریت و به معنی اختصاص دادن درست منابع و سرمایه‌های سازمان به بخش‌های مختلف است. سازمان‌دهی شامل استفاده درست منابع مالی، تجهیزات، نیروی انسانی و… می‌شود. ساختار سازمان، وظایف هر بخش، ارتباطات درون سازمان، منابع موردنیاز هر بخش مشخص باشد و به‌طورکلی همه اجزای سازمان باید به‌درستی در جای خود قرار بگیرند.
استخدام
مدیر باید افراد درست را در جای درست قرار دهد. نیروی انسانی یکی از مهم‌ترین منابع سازمان است که باید به‌درستی مدیریت شود. برای اینکه فرایند استخدام به‌درستی انجام شود، ابتدا باید شرح کار موردنیاز تدوین شود، نیازمندی‌ها و مهارت‌های لازم مشخص شود و سپس فردی که این توانایی را داشته باشد را استخدام کنیم. اگر این فرایند به‌خوبی انجام نشود هزینه زیادی برای سازمان خواهد داشت.
رهبری
رهبر چیزی فراتر از یک مدیر است. مهارت رهبری می‌تواند کاری افراد بدون اینکه مجبور به انجام کاری باشند، آن کار را انجام دهند. اگر مدیر توانایی رهبری داشته باشد، انگیزه کارکنان سازمان بیشتر می‌شود، احساس همدلی را در سازمان افزایش می‌دهد و همه افراد با شور و اشتیاق بیشتری به سمت اهداف سازمانی حرکت می‌کنند.
کنترل
بدون داشتن کنترل، ممکن است همه‌ی کارهای گفته‌شده منجر به اشتباه شود. کنترل از وظایف اصلی مدیر است و مدیر باید بتواند همه فرایندها و کارها را کنترل کند. اگر قرار است به سمت هدف حرکت کنیم باید به‌طور مداوم میزان پیشرفت را کنترل کنیم که اگر جایی دچار اشتباه یا خطایی شدیم، سریعاً آن را اصلاح کنیم.
مهارت‌های ضروری مدیریت
برای اینکه بتوانیم وظایف مدیریتی را به‌درستی انجام دهید، حتماً باید مهارت‌های لازم را هم کسب کنیم. مثلاً یک مدیر نمی‌تواند برنامه‌ریزی درستی داشته باشد، مگر اینکه مدیریت زمان و هدف‌گذاری را در خود پرورش داده باشد. یا مدیر نمی‌تواند تبدیل به یک رهبر شود، مگر اینکه مهارت‌های ارتباطی مثل فن بیان یا مذاکره را به‌خوبی یاد گرفته باشد. مهارت‌های مدیریتی هم مهارت‌های سخت و هم مهارت‌های نرم هستند که در مقاله‌ای جداگانه به‌طور کامل آن را بررسی کردیم. از طریق لینک زیر می‌توانید بیشتر در مورد مهارت‌های مدیریتی مطالعه کنید.
دیگر وظایف مدیر
با گذر زمان وظایف دیگری برای مدیریت معرفی شده است که شاید بتوان آن‌ها را هم در این اصول پنج‌گانه جا داد؛ مثلاً عده‌ای تصمیم‌گیری را به‌عنوان یک اصل یا یک وظیفه اصلی برای مدیر معرفی می‌کنند. یا برقراری ارتباط به‌عنوان یکی دیگر از وظایف مدیریتی معرفی شده است که قابل‌بحث است، اما به‌هرحال همه مدیران باید وظایف سازمانی خود را با توجه به کسب‌وکار و سازمان خود تدوین و بررسی کنند. شاید در نگاه اول این موارد خیلی تئوری به نظر برسند اما به‌راحتی می‌توان آن را در هر جایگاهی بررسی و مشخص کرد.
جمع‌بندی وظایف مدیریت
در یک تیم فوتبال همه اعضای تیم وظایف مشخص و دقیقی دارند که باید به‌درستی آن‌ها را انجام دهند. فرقی نمی‌کند که در درون دروازه باشید یا نوک خط حمله؛ همه اعضا وظایفی دارند. مربی و مدیر هم وظایف زیادی دارد که باید خوب انجام دهد. شاید اگر یک بازیکن اشتباهی انجام دهد، فقط در یک بازی باعث شکست تیم شود، اما اگر مربی بازیکن اشتباهی را به تیم اضافه کند یا استراتژی درستی برای بازی نداشته باشد، ممکن است تیم برای کل فصل با مشکل روبه‌رو شود و حتی به دسته پایین‌تر سقوط کند. اگر اعضای سازمان وظایفی دارند، وظایف مدیر اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که باید درست درک و انجام داده شود. در این مقاله به بررسی پنج وظیفه اصلی مدیر پرداختیم تا درک بهتری از وظایف مدیریتی به دست داده شود.