مدیریت زمان و ۱۲ تکنیک تقویت آن

مدیریت زمان چیست، چه مزایایی دارد و چه استراتژی‌هایی را می‌توان برای آن به کار گرفت؟ اگر چند رزومه شغلی را با هم مقایسه کنید، خواهید دید که مهارت‌های تخصصی و فنی اکثر افراد نزدیک‌به‌هم است، اما مهارت‌های نرم یک مدیر، مانند مدیریت زمان، می‌تواند او را از یک مدیر معمولی به یک مدیر خوب تبدیل کند. البته این مهارت‌ها فقط برای محیط کاری و زندگی شغلی اهمیت ندارد و در زندگی روزمره و شخصی هم نداشتن مدیریت در زمان، می‌تواند مانع رشد و ترقی ما شود. در این مقاله این مهارت، اهمیت آن و استراتژی‌های مدیریت‌کردن زمان را بررسی می‌کنیم. این مقاله برای همه افراد مخصوصاً کسانی که قصد دارند یک مدیر موفق شوند مفید است.

مدیریت زمان چیست؟

ویکی‌پدیا این مهارت را این‌طور تعریف می‌کند: مدیریت زمان فرایند برنامه‌ریزی و کنترل آگاهانه بر زمان صرف‌شده برای فعالیت‌های خاص برای افزایش اثربخشی، کارایی و بهره‌وری است.‌ در مدیریت زمان ما تلاش می‌کنیم طوری زمان انجام‌دادن کارها را مدیریت کنیم که به همه‌ی کارها با درنظر‌گرفتن اولویت انجام‌دادن آن‌ها برسیم. زمانی یک منبع مهم و محدود است؛ امکان زیادترشدن زمان وجود ندارد و فقط با مدیریت‌کردن آن می‌توان به‌صورت بهینه از آن استفاده کرد. چه در زندگی شخصی و چه در زندگی کاری، مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین مهارت‌های فردی است که معمولاً نادیده گرفته می‌شود.

اهمیت مدیریت زمان

زمان یکی از ارزشمند‌ترین منابع انسان است که توانایی تغییر در آن هم وجود ندارد. هیچ معدن زمانی وجود ندارد که بتوان با استخراج زمان، میزان بیشتری از آن در اختیار داشته باشیم. فقط مدیریت‌کردن آن کمک می‌کند که از زمان محدود خود بهترین استفاده را ببریم. اگر مدیریت زمان را در یک کسب‌وکار بررسی کنیم، تمامی هدف‌های تجاری به‌وسیله زمان تعیین می‌شوند؛ مثلاً در یک ماه آینده چه میزان فروشی داشته باشیم یا در سال آینده چند درصد سهم بازار را کسب می‌کنیم؟ این زمان است که به اهداف تجاری معنا می‌بخشد و اگر آن را درست مدیریت کنیم، خیلی بهتر به اهداف خود می‌رسیم و بهره‌وری سازمان بیشتر می‌شود. تصور کنید مدیر یک سازمان درک درستی از مدیریت زمان نداشته باشد و اهداف اشتباه تعیین کند. کارمندان هرچقدر برای رسیدن به اهداف سازمان تلاش می‌کنند موفق نمی‌شوند و باعث استرس و سرخوردگی کارمندان سازمان می‌شود.

مزایای مدیریت زمان

همان‌طور که گفته شد مدیریت کردن زمان مزایای زیادی برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند و لازم است مدیران و کارمندان سازمان روی این مهارت کلیدی کار کنند. اگر تمام اعضای سازمان، زمان را به‌خوبی درک و بتوانند آن را مدیریت کنند، مزایای زیر برای سازمان ایجاد خواهد شد.
• بهره‌وری و کارایی بالاتر افراد و سازمان
• استرس کمتر
• دست‌یابی به اهداف و فرصت‌های بیشتر
• اعتمادبه‌نفس بالاتر
• کنترل بیشتر بر سازمان، اهداف و فرایندها
• مزیت رقابتی در مقایسه با سازمان‌های دیگر

مدیریت زمان و کاهش استرس

احتمالاً برای شما هم پیش آماده است که در دوره‌ی تحصیل درسی را در طول ترم مطالعه نکنید و در روزهای نزدیک به امتحان دچار استرس شدید شوید. دلیل این استرس نزدیک‌شدن به انتهای تایم‌لاین تعیین‌شده برای کار است. اگر همان امتحان به هر دلیل یک هفته به تعویق بیفتد، استرس هم برای چند روز از میان خواهد رفت. بسیاری از استرس‌های درون سازمان هم به‌دلیل زمان محدود است و اگر زمان را به‌درستی مدیریت کنیم، این استرس هم در سازمان وجود نخواهد داشت و میزان فرسودگی شغلی کارکنان سازمان کم می‌شود. نیروی انسانی سازمان یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های هر سازمانی هستند و مدیر باید استرس کارکنان خود را کاهش دهد تا دچار فرسودگی و آسیب‌های ذهنی و جسمی نشوند.

رهبری در سازمان یعنی چه؟

۱۲ نکته برای مدیریت زمان بهتر

با رعایت این نکته‌ها می‌توانید هم در زندگی شخصی و هم در مسیر شغلی، زمان را بهتر مدیریت کنید:

۱. وظایف خود را زودتر شروع کنید

ممکن است دلیل کمبود زمان برای انجام‌دادن یک کار دیرشروع‌کردن باشد. معمولاً همه ما می‌توانیم تمامی مباحث درسی را در طول‌ترم مطالعه کنیم، اما اگر آن را برای روزهای پایانی موکول کنیم، احتمالاً دچار کمبود زمان و استرس می‌شویم. کارها را زودتر شروع کنید تا زمان بیشتری برای انجام آن داشته باشید.

۲. برنامه‌ریزی کنید

مدیریت زمان اتفاقی نیست و باید برای کارها، میزان اهمیت آن، زمان موردنیاز برای هر کار و وظایف انجام‌دادن هر یک اعضای تیم به‌درستی برنامه‌ریزی داشته باشید. در خیلی از سازمان‌ها، به‌دلیل نداشتن برنامه‌ریزی، درست دچار بحران کمبود زمان می‌شوند.

۳. کارها را اولویت‌بندی کنید

کارها را به‌ترتیب میزان اهمیت آن اولویت‌بندی کنید تا ابتدا به کارهای مهم‌تر و ارزش‌آفرین‌تر رسیدگی کنید. کارها با توجه به میزان اهمیتی که دارند، استرس متفاوتی هم ایجاد می‌کنند. اولویت‌بندی خود یک مهارت مستقل است که افراد سازمان و مدیران هر بخشی باید آن را تمرین کنند.

۴. کارهای اضافه قبول نکنید

اگر توانایی نه‌گفتن ندارید، حتماً روی آن کارکنید. زمان دارایی مهم شماست و اگر در مواقع درست «نه» بگویید، از شر کارهای بیهوده و اضافه خلاص خواهید شد. برای خودتان مرزهایی تعیین کند که در هنگام عبور از آن بتوانید به‌راحتی نه بگویید.

۵. به خودتان استراحت بدهید

استراحت بخشی از زندگی کاری شماست. کارکردن بدون استراحت باعث افزایش کارایی و اضافه‌شدن زمان نمی‌شود. خسته در بسیاری از کارها باعث کندشدن بیشتر و کاهش خلاقیت می‌شود. پس در زمان مناسب استراحت کنید تا با انرژی بیشتری به کارها برسید.

۶. از تکنولوژی کمک بگیرید

تکنولوژی کمک می‌کند که کارها را با سرعت بیشتری انجام دهید. حتی تکنولوژی می‌تواند باعث مدیریت‌کردن بهتر کارها شود؛ مثلاً از ابزارهایی که کارها را زمان‌بندی و به‌شکل یک پروژه می‌سازند کمک بگیرید تا هر کار را طبق اولویت و در زمان مشخص انجام دهید.

۷. محیط اطراف خود را مدیریت کنید.

حتماً برای شما هم اتفاق افتاده که در پیداکردن یک وسیله یا یک گزارش خاص دچار مشکل شوید. مرتبط‌کردن محیط اطراف کمک می‌کند که ابزارهای موردنیازتان را زودتر پیدا کنید و از طرفی تمرکز بیشتری در کارها داشته باشید. یک محیط شلوغ می‌تواند تمرکزتان را کاهش دهد.

۸. روی یک کار تمرکز کنید

انجام‌دادن چند کار به‌طور هم‌زمان باعث کاهش تمرکز می‌شود و بازدهی شما را کاهش می‌دهد. سعی کنید مطابق اولویت‌بندی روی یک کار تمرکز کنید که مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

۹. الگوهای مناسب خود را پیدا کنید

همه ما الگوهایی داریم که در آن بهتر هستیم؛ مثلاً ممکن است فردی در صبح، انگیزه و انرژی بیشتری داشته باشد فرد دیگری در ساعت‌های انتهایی روز بازدهی بالاتری داشته باشد. پیداکردن الگوهای شخصی یکی از استراتژی‌های مهم مدیریت زمان است.

۱۰. کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم کنید

اگر می‌توان یک کار بزرگ را به چند کار کوچک‌تر تقسیم کرد، حتماً این کار را انجام دهید. مدیریت کارهای کوچک‌تر راحت‌تر است و با تمرکز بیشتری می‌توان آن را انجام داد.

۱۱. هدف‌های درست وضع کنید

هدف‌های اشتباه باعث ایجاد استرس و عدم تمرکز می‌شود که خود یکی از موانع مدیریت زمان است. اهداف خود را درست و منطقی وضع کنید. اهداف منطقی و در چارچوب زمان درست تمرکز بیشتری به همه تیم می‌دهد.

۱۲. بعضی کارها را به دیگران محول کنید

لازم نیست همه کارها را خودتان انجام دهید. گاهی سپردن بعضی کارها به هم‌تیمی‌ها و یا برون‌سپاری آن سرعت انجام‌دادن کل پروژه را افزایش می‌دهد.

جمع‌بندی

مدیریت زمان یکی از مهارت‌های مهم در سازمان، به‌خصوص برای مدیران، است و اگر این مهارت را در سازمان خود تقویت کنید، مزایای زیادی برای سازمان به همراه خواهد داشت. مدیریت زمان به‌طور مستقیم در بهره‌وری سازمان تأثیر دارد و در مدت کوتاهی نتایج آن را در سازمان خواهید دید. از مهم‌ترین مزایای مدیریت زمان می‌توان به بهره‌وری بیشتر، کاهش استرس و دست‌یابی به فرصت‌های بیشتر اشاره کرد.

اصول مذاکره را بشناسید!