با اصول مذاکره چقدر آشنایید؟ شاید اکثر افراد گمان کنند که مذاکره فقط برای رسیدن به یک توافق مالی یا سیاسی است؛ اما همه ما ممکن است در طول زندگی کاری و شخصی خود همواره در حال مذاکره باشیم و در خیلی از موراد به دلیل نداشتن مهارت مذاکره، منافع زیادی را هم از دست بدهیم. آیا حقوق پیشنهادی جایی که در آن کار می‌کنیم امکان تغییر ندارد یا شاید ما به‌دلیل بلدنبودن مذاکره به توافقی پایین‌تر از چیزی که می‌توانستیم داشته باشیم بسنده کرده‌ایم؟ خانه‌ای که در آن ساکن هستید یا اجاره محل کارتان جای مذاکره بیشتر نداشت؟ مذاکره در تمامی زندگی اتفاق خواهد افتاد و اگر ما آن را خوب بلد نباشیم، حتماً در مذاکره با دیگران منافع کمتری به دست خواهیم آورد. در این مطلب اصول مذاکره، اهمیت مذاکره و البته نقش آن در مدیریت را بررسی خواهیم کرد.
مذاکره چیست؟
طبق تعریف ویکی‌پدیا، مذاکر یا Negotiation، گفت‌وگویی است که با هدف خاصی دنبال می‌شود؛ این هدف ممکن است رفع یک اختلاف‌نظر، یا رسیدن به یک توافق یا درک مشترک باشد. مذاکره را می‌توان هنر به‌دست‌آوردن منافع ازطریق گفت‌وگو دانست. در فرایند مذاکره طرف‌ها سعی می‌کنند تا جایی که می‌توانند امتیاز کمتری به طرف مقابل بدهند و بیشترین امتیاز را بگیرند. فرایند مذاکره تا جایی ادامه پیدا می‌کند که طرفین به یک نقطه‌ی مشترک و قابل‌توافق برسند. مذاکره ممکن است میان دو فرد در زندگی عادی (مانند زن و شوهر در هنگام طلاق یا ازدواج)، در کار (مانند مذاکرات استخدامی) یا میان دو تیم مانند مذاکرات هیئت‌های سیاسی کشورهای مختلف انجام شود.
اهمیت فن مذاکره برای مدیر
اگر مدیر یک سازمان هستید، احتمالاً بیش از هر فرد دیکری درگیر مذکره خواهید بود، از فرایند جذب و استخدام افراد گرفته تا مذاکره با سازمان‌های خارجی. مدیران باید روی فنون مذاکره خود کار کنند تا بتوانند منافع سازمان را به‌بهترین شکل تأمین کنند. کیفیت مذاکره یک مدیر می‌تواند تضمین‌کننده ارتباط با دیگر سازمان‌های خارجی، مانند تأمین‌کنندگان، فروشندگان و…، باشد. در داخل سازمان هم شرایط متفاوت نیست؛ کیفیت مذاکره در داخل سازمان می‌تواند فهم مشترکی از کارها و توقعات ایجاد کند و از ایجاد سوءتفاهم و ناراحتی جلوگیری کند؛ بنابراین داشتن مهارت مذاکره به سازمان و مدیران کمک می‌کند که به موفقیت بیشتری برسند و شکست‌ها را به حداقل برسانند.
مطالعه‌ی این مطلب را از دست ندهید:
اصول مذاکره مدیران
مذاکره اصولی دارد که بهتر است در طی فرایندش به آن توجه کنیم؛ البته در مذاکره اصلی وجود ندارد که مطلق و تغییرناپذیر باشد، اما قوانین و اصولی که در مذاکره مطرح می‌شود معمولاً بهترین و بهینه‌ترین حالت ممکن هستند که بخش زیادی از مذاکرات را پوشش می‌دهند و بودن آن‌ها بهتر از نبودن‌شان آن است. در ادامه چند اصل مهم در مذاکره را بررسی می‌کنیم.
۱. اصل منفعت دوطرف
مذاکره زمانی شکل می‌گیرد که طرفین توقع داشته باشند منافعی را کسب کنند؛ یعنی اگر با این هدف که تمامی منافع را کسب کنید و هیچ امتیازی به طرف مقابل ندهید وارد مذاکره شوید، احتمالاً مذاکره به نتیجه نخواهد رسید. در هر مذاکره ما به دنبال یک گزینه‌ی بهینه هستیم، نه گزینه ایده‌آل.
۲. خطوط قرمز مذاکرات
بهتر است در مذاکره خطوط قرمزی داشته باشید که از آن‌ها رد نشوید. این خطوط قرمز می‌تواند حداکثر امتیازی باشد که به طرف مقابل می‌دهید. نداشتن خط‌قرمز در مذاکره ممکن است شما و سازمان را به‌سمتی ببرد که امتیازات زیادی بدهید که برای آن آماده نیستید؛ مثلاً اگر قرار است صدمیلیون تومان برای تجهیزات سازمان هزینه کنید، طرف مقابل ممکن است با ارائه‌ی پیشنهادهای جانبی این مبلغ را بالاتر ببرد و درنهایت با یک توافق دویست‌میلیونی از مذاکره خارج شوید.
۳. کنترل احساسات
در روند مذاکره باید احساسات خود را کنترل کنید. طرف مقابل با تحریک احساسات سعی می‌کند امتیاز بیشتری بگیرد. اجازه ندهید احساسات به‌جای منطق تصمیم بگیرد و مذاکره را پیش ببرد.
مطالعه‌ی این مطلب را از دست ندهید:
مدیریت احساسات برای مدیران چه اهمیتی دارد؟
۴. داشتن چند گزینه و جایگزین
داشتن چند گزینه می‌تواند روند مذاکره و رسیدن به یک توافق نهایی را ساده‌تر کند؛ همچنین باید بدانیم که اگر مذاکره به نتیجه نرسید چه جایگزینی برای آن داریم.
۵. اعتماد و صداقت
اعتماد و صداقت کمک می‌کند توافق بهتر و راحت‌تری ایجاد شود. هرچند که در مذاکره فقط به منافع خودمان فکر می‌کنیم، داشتن صداقت به مذاکره کمک زیادی می‌کند.
۶. قدرت تعیین‌کننده
هر قدر قدرت یکی از طرفین مذاکره بیشتر باشد، امتیازات بیشتری می‌گیرد. سعی کنید با شناخت طرف مقابل، نقاط ضعف او و ایجاد نقاط قوت برای خودتان، حتی اگر قوی‌تر نیستید، خود را به‌عنوان طرف قوی مذاکره نشان دهید.
آداب مذاکره
مذاکره هم مانند هر فعالیت اجتماعی دیگری آداب خاص خودش را دارد که بهتر است آن را رعایت کنید. مذاکره گفت‌وگویی برای رسیدن به یک توافق مشترک است. رعایت اصول اخلاقی و آداب گفت‌وگو شما را قابل‌اعتمادتر نشان می‌دهد و رابطه‌های طولانی‌تر را برای‌تان رقم می‌زند. بخشی از این آداب عبارت‌اند از:
- مشخص‌کردن زمان دقیق مذاکره
- مشخص‌کردن تیم شرکت‌کنندگان جلسه
- رعایت ادب و احترام در زمان گفت‌وگو
- رعایت اصول و احترام به فرهنگ سازمان مقابل
- داشتن صداقت
- پوشیدن لباس متناسب با جلسه
- همراه‌داشتن مدارک، خودکار، دفترچه یا هر چیز دیگری که نیاز دارید
اقدامات قبل از مذاکره
اگر تصور می‌کنید که در روند مذاکره تصمیم خواهید گرفت که چه استراتژی یا موضعی را اتخاذ کنید، باید بدانید که این روش اصلاً نتیجه‌ی خوبی برای‌تان نخواهد داشت. بخش زیادی از فرایند مذاکره پیش از شروع اتفاق می‌افتد و شاید اهمیت آن حتی بیشتر از خود مذاکره باشد. قبل از مذاکره باید بدانید دقیقاً چه چیزی می‌خواهید و چطور قرار است به آن برسید. در اقدامات قبل از مذاکره باید هدف‌های خود را تعیین کنید، گزینه‌های موجود را بررسی کنید، طرف مقابل مذاکره را به‌طور کامل بشناسید، استراتژی مذاکره خود را مشخص کنید، خطور قرمز و امتیازهایی را که می‌توانید بدهید از قبل تعیین کنید، جایگاه قدرت طرف مقابل و خودتان را بدانید، تیم مذاکره‌کننده و وظیفه‌های هر کسی را مشخص کنید و به‌عنوان آخرین مرحله باید بدانید که اگر توافقی حاصل نشد، چه جایگزینی برای آن خواهید داشت. این اقدامات می‌تواند نتیجه مذاکره را کاملاُ تحت‌تأثیر قرار دهد؛ پس حتماً قبل از شروع مذاکره این موارد را بررسی کنید.
مطالعه‌ی این مطلب را از دست ندهید:
فن بیان برای مدیران چه کاربردی دارد و چقدر لازم است؟
بهترین زمان مذاکره
زمان یکی از پارامترهای مهم مذاکره است. مذاکره باید در زمانی انجام شود که بیشتری تمرکز را داشته باشید؛ به‌همین جهت، صبح (حوالی ۹ صبح) زمان بهتری برای مذاکره است. اگر مجبور هستید جلسه مذاکره را بعدازظهر برگزار کنید، حتماً در ساعت‌های اولیه بعدازظهر مثلاً ساعت ۲ مذاکره را شروع کنید تا زمان کافی برای مذاکره داشته باشید.
جمع‌بندی اصول مذاکره برای مدیران
یک مدیر همیشه در حال مذاکره است، مذاکره با کارمندان خود، مذاکره با دیگر مدیران سازمان و یا مذاکره با سازمان‌ها و مؤسسات خارجی. این مذاکره‌ها گاهی موفقیت یا شکست یک سازمان را رقم می‌زند و در موارد زیادی سرنوشت سازمان در گرو موفقیت در مذاکرات است. اگر قصد دارید به یک مدیر موفق تبدیل شوید، باید روی مهارت مذاکره‌ی خود کارکنید و با شرکت در کلاس‌ها و مطالعه‌ی منابع و آموزش‌های موجود این مهارت مهم را در خود تقویت کنید. در این مطلب سعی کردیم با بررسی اهمیت مذاکره، اصول مذاکره و آداب مذاکره و بررسی اهمیت مذاکره برای مدیران، دلیل مهم‌بودن این مهارت را توضیح دهیم.