داشتن مهارت‌های مختلف یکی از رمزهای موفقیت هر مدیر است. در این میان یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها که جزو مهارت‌های نرم محسوب می‌شود مذاکره است. این مهارت فقط به مدیران مربوط نمی‌شود؛ هر فردی برای موفقیت و مخصوصاً موفقیت شغلی به این مهارت نیاز دارد. این مهارت علاوه بر دانش، به تمرین فراوان هم نیاز دارد. به‌همین دلیل، بهترین فرصت برای کسب این مهارت شروع آن از دوره دانشجویی است. در این مطلب توضیح داده‌ایم که منظور از مذاکره چیست و چه اهمیتی برای مدیران دارد.
مذاکره چیست و چه تعاریفی دارد؟
برای فهمیدن اهمیت آن باید اول تعریف آن را بدانید. نویسندگان کتاب رسیدن به بله (Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In) که احتمالاً بهترین کتاب اصول و فنون مذاکره باشد در پاسخ به پرسش مذاکره چیست این‌طور جواب می‌دهند که «مذاکره ارتباطات رفت‌وبرگشتی طراحی‌شده برای رسیدن به یک توافق است. مذاکره زمانی رخ می‌دهد که شما و طرف مقابل تعدادی منافع مشترک و تعدادی منافع متقابل داشته باشید».
مکس بیزرمن و دان ای. مور، نویسندگان کتاب قضاوت در تصمیم‌گیری مدیریتی، می‌گویند «وقتی دو یا چند طرف می‌خواهند به تصمیمی مشترک برسند، اما تمایلاتی متفاوت دارند به جلسه مذاکره وارد می‌شوند». به‌گفته آنان، یکی از ویژگی‌های افراد کاریزماتیک، نشان‌دادن جلب اعتماد طرف‌های مذاکره و نشان دادن قاطعیت برای رسیدن به توافقی مشترک است.
این تعریف‌ها در کنار یکدیگر بخش اعظمی از مذاکراتی را توصیف می‌کند که ما در جریان زندگی شخصی و کاری و هنگام تعامل با آشنایان و غریبه‌ها پشت‌سر می‌گذاریم.
همانند هر مهارت نرم دیگر، ازجمله توانایی حل مسئله، باید برای رسیدن به این مهارت تلاش کنید.
چرا مذاکره مهم است؟
در ادامه برخی از دلیل‌های اهمیت مذاکره را که به‌خاطر آن‌ها باید این مهارت مهم را بیاموزیم توضیح داده‌ایم:
موفقیت در معامله
اهمیت مذاکره زمانی برای شما روشن می‌شود که با سرمایه‌گذاران و فروشندگان درباره امور مالی یا خرید مواد اولیه به‌صورت عمده معامله می‌کنید! هر قدر در مذاکره مهارت داشته باشید، این احتمال بیشتر است که حرف‌تان را در جلسات و معاملات به کرسی بنشانید.
طبیعی است که طرف مقابل شما هم، خواه سرمایه‌گذار باشد یا فروشنده مواد اولیه، با تکیه بر مهارت‌های مذاکره برای گرفتن بهترین نتیجه از این جلسه‌ها و معامله‌ها کاملاً آماده خواهد شد. این شما هستید که باید به‌عنوان مدیریت کسب‌وکارتان یک گام جلوتر فکر کنید و مذاکره را به‌گونه‌ای پیش ببرید که سود سازمان شما حاصل شود؛ به‌علاوه، موفقیت در هر معامله‌ای می‌تواند یک موفقیت بزرگ باشد که به شرکت شما کمک می‌کند تا از نردبان ترقی بالا برود.
برای دست‌یابی به موقعیت شغلی باید مذاکره کنید
مذاکره برای مشتاقان موقعیتهای شغلی نیز ضروری و حیاتی است. در مصاحبه‌های شغلی داشتن مهارت مذاکره می‌تواند کارساز باشد.
در مرحله اول متقاضی یک موقعیت شغلی باید مهارت لازم را داشته باشد تا با نشان‌دادن مهارت‌ها، ویژگی‌ها، تخصص و تجربه خود در بهترین حالت ممکن برای به‌دست‌آوردن موقعیت شغلی مدنظرش مذاکره کند.
در مرحله دوم مهارت‌های مذاکره درمورد چانه‌زنی‌های دستمزد موردنیاز است تا کارکردن در موقعیت شغلی مدنظر برای متقاضی از نظر مالی مناسب باشد.
و سوم اینکه یک متقاضی در حال مصاحبه باید مهارت مذاکره را به‌عنوان یکی از مهارت‌ها و ویژگی‌های قوی خود به نمایش بگذارد؛ زیرا شرکت‌ها همیشه به کارمندانی که مذاکره‌کننده خوبی هستند نیاز دارند.
واضح است که اگر به‌طور خاص در بخش‌های فروش، مالی یا خرید متقاضی موقعیت شغلی هستید، مهارت مذاکره اهمیت بیشتری دارد.
موفقیت بلندمدت شرکت
درک اهمیت مذاکره برای شرکت‌ها بسیار مهم است؛ زیرا پیروزی در معاملات که به‌واسطه مهارت و فن مذاکره اتفاق می‌افتد می‌تواند شرکت را برای مدت طولانی‌تر در وضعیت موفق نگه دارد؛ به‌علاوه، هدف‌هایی ازقبیل سودهای کلان، فروش بیشتر، رضایت مشتری، معاملات مالی مثمرثمر، خرید مواد اولیه باکیفیت از فروشندگان، جذب نیروی کار بااستعداد و ده‌ها هدف دیگر که به موفقیت بلندمدت در یک شرکت می‌انجامند، همگی، در گرو درک اهمیت مذاکره است.
صرفه‌جویی در هزینه
داشتن مهارت مذاکره برای کارمندانی که به‌طور خاص در بخش‌های خریدوفروش کار می‌کنند یک ضرورت است. کارمندان بخش فروش باید با مشتریان معامله کنند و درمورد قیمت‌های مناسب برای شرکت مذاکره کنند و حاشیه سود شرکت را بالا ببرند.
همچنین کارمندان بخش خرید برای تهیه مواد اولیه موردنیاز برای تولید کالا باید با فروشندگان و اشخاص ثالث معامله کنند و تلاش کنند تا مواد اولیه با کمترین قیمت ممکن تهیه شود.
بدون هیچ‌گونه مصالحه در جنبه‌های کیفیت و هنگامی‌که کارمندان هر دو بخش در مهارت‌های مذاکره کاملاً کارآمد باشند، این امر به صرفه جویی کلی شرکت کمک می‌کند.
بهبود خدمات مشتری
در جریان مدیریت یک کسب‌وکار، سودبردن از درک اهمیت مذاکره فقط به صرفه‌جویی در هزینه و موفقیت بخش‌های خریدوفروش محدود نمی‌شود. مهارت مذاکره در هنگام معامله با مشتریان شرکت نیز اهمیت زیادی دارد. مشتریان گاه مشکلات و نارضایتی‌هایی دارند و این وظیفه تیم خدمات مشتری است که به‌کارآمدترین و مؤثرترین شیوه به این مشکلات رسیدگی کند.
در بعضی مواقع که مسئله کاملاً جدی است، تیم خدمات مشتری باید بتواند درباره مسئله موردبررسی با مشتری گاه عصبانی و ناراضی مذاکره کند تا مشکل حل شود.
مذاکره روابط را بهبود می‌بخشد
شرکت برای دست‌یابی به موفقیت و اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت خود باید افراد بسیاری را در طول این سفر دورودراز همراهی کند. این یک حقیقت محض است که موفقیت شرکت شما به رابطه‌های شما با مشتریان، کارمندان، سرمایه‌گذاران، فروشندگان و هر کسی که به‌نوعی به شرکت و کسب‌وکار شما مربوط است گره خورده است.
هنگامی‌که شما به‌عنوان مدیریت سازمان‌تان اهمیت مذاکره را درک می‌کنید و با بالابردن سطح کیفیت مذاکره ازطریق برنامه‌های مختلف آموزشی، قصد پیشرفت و توسعه جنبه‌های مختلف کسب‌وکارتان را دارید روابط خود را با مجموعه افراد ذکرشده بهبود می‌بخشید. نتیجه همه این‌ها ایجاد یک محیط کاری سالم و سرزنده در داخل شرکت و برقرارکردن رابطه‌های درست و مثبت در خارج از سازمان‌تان می‌شود.
چگونه مذاکره‌کننده خوبی باشیم؟
برای تبدیل‌شدن به یک مذاکره‌کننده خوب، می‌توانید این مرحله‌ها را دنبال کنید:
- آماده‌سازی: قبل از شروع مذاکره آماده‌سازی دقیق و کامل، ازجمله تحقیق درمورد موضوع، تجربه‌های مشابه و تعیین هدف‌ها، اساسی است.
- گوش‌دادن فعال: به‌دقت به حرفهای طرف مقابل گوش دهید و سعی کنید احساسات و نیازهای‌شان را درک کنی
- ایجاد ارتباط: برقراری ارتباط مؤثر با طرف مقابل از طریق بیان وضعیت، ارائه نظرات موزون و استفاده از زبان بدن می‌تواند کمک‌کننده باشد.
- رعایت انعطاف‌پذیری: انعطاف‌پذیری در مذاکره به شما کمک می‌کند بهترین راه‌حل را پیدا کنید و به نیازهای طرف مقابل پاسخ دهید.
- کشف گزینه‌های مختلف: با ارائه گزینه‌های متنوع و خلاقانه، می‌توانید محدودیت‌های مذاکره را کاهش دهید و به راه‌حل‌های مؤثرتر دست یابید.
- مدیریت اختلافات: در مذاکره اختلاف معمول است. مهارت در مدیریت این اختلافات و به‌دست‌آوردن توافقی که همه طرف‌ها راضی باشند اساسی است.
- حفظ حرمت طرف مقابل: احترام به طرف مقابل و حفظ حرمت و منزلت او مهم‌ترین عاملی است که موفقیت مذاکرات را رقم می‌زند.
با پیروی از این مراحل و تمرین مداوم، می‌توانید به یک مذاکره‌کننده ماهر و مؤثر تبدیل شوید.
مهارت‌های ضروری برای مذاکره چیست
مذاکره جزو آن مهارت‌هایی نیست که هر کسی به‌راحتی به دستش آورد؛ به‌همین دلیل است که گاهی پاسخ به پرسش مذاکره چیست از عبارت «هنر» استفاده می‌شود. برخی به‌صورت ذاتی مذاکره‌کنندگانی قدرتمند هستند، برخی دیگر باید دائما روی توانایی و مهارت مذاکره خود کار کنند.
اما فارغ از آنکه در کدام قسمت از این طیف قرار می‌گیرید، لازم است روی چند مهارت کلیدی کار کنید. برخی از آن‌ها را در ادامه آورده‌ایم:
- مهارت‌های نرم
- شنوایی فعالانه
- تفکر انتقادی و تفکر استراتژیک
- توانایی کارکردن تحت‌فشار
- نظم‌دادن به افکار
- متقاعدسازی
- انعطاف‌پذیری
- هوشمندی و آمادگی
برخلاف برخی دیگر از مهارت‌های نرم ازجمله چند وظیفه بودن در مدیریت یا Multitasking که راه همواره‌تری دارند، مذاکره نیاز به دانش و تمرین مداوم دارد.
اهمیت مذاکره در برنامه‌های مدیریت و MBA چیست؟
- مذاکره جزو آموزش‌های تکمیلی برای مدیران آینده است. بنابراین در برنامه آموزشی رشته‌هایی مانند مدیریت و MBA جای دارد. دلیل اهمیت مذاکره برای دانشجویان این رشته از این قرار است:
- توانایی برقراری ارتباطات مؤثر: مذاکره به دانشجوان این امکان را می‌دهد که توانایی برقراری ارتباطات مؤثر را با افراد دیگر تقویت کنند. این ارتباطات می‌توانند به‌عنوان پلی برای ایجاد شبکه‌های حرفهای مفید عمل کنند.
- توانایی حل اختلاف: مذاکره به دانشجوان کمک می‌کند تا راه‌حل‌های قابل‌قبولی برای حل اختلافات را پیدا کنند. این مهارت بسیار حیاتی است در محیط‌های کسب‌وکار که پر از چالش‌ها و اختلافات هستند.
- تقویت مهارت تفکر استراتژیک: مذاکره به دانشجوان این امکان را می‌دهد تا با تفکر استراتژیک و تحلیلی خود آشنا شوند و بتوانند تصمیم‌های بهتری در مواقع دشوار بگیرند.
- آمادگی برای مواجهه با موقعیتهای واقعی: مذاکره دانشجوان را برای مواجهه با موقعیتهای واقعی در محیط کاری آماده می‌کند. این مهارت به آنان اجازه می‌دهد تا با اعتمادبهنفس در مذاکرات حضور یابند.
- افزایش قدرت مذاکره: دانشجوان با تمرین مکرر مذاکره، قدرت و اعتمادبهنفس خود را در مواجهه با موقعیتهای مختلف افزایش می‌دهند.
همه این موارد به این می‌انجامد که مذاکره نقشی مهم در برنامه‌های آموزشی مدیران داشته باشند.
نتیجه‌گیری
مذاکره در زندگی روزمره هر یک از ما نقش پررنگی دارد. تسلط بر این مهارت کمک می‌کند تا علاوه بر رسیدن به هدف‌های مطلوب خود، تأثیری ماندگار بر طرف مقابل بگذارید. این مسئله بر شکل‌گیری آینده کسب‌وکار و شهرت شما در صنعت تأثیر قابل‌توجهی می‌گذارد. همه این‌ها باعث می‌شود تا ما وقت بیشتری برای پاسخ به پرسش مذاکره چیست بگذاریم.
اگر مذاکره کننده خوبی باشید، افراد بیشتری تمایل به همکاری با شما خواهند داشت و این به رونق کسب‌وکار شما کمک شایانی می‌کند.
مذاکره به‌عنوان یکی از مهارت‌های اساسی و ضروری برای دانشجویان رشته‌های مدیریت و MBA هم شناخته می‌شود. این مهارت به آنان کمک می‌کند تا در محیط‌های کاری پویا و پر از چالش موفقیت‌آمیز عمل کنند و به‌عنوان رهبران مؤثر و کارآمد شناخته شوند.