درمورد چند وظیفه بودن یا Multitasking در مدیریت چقدر می‌دانید؟ شما به‌عنوان یک مدیر باید بتوانید چندین کار را به‌طور هم‌زمان مدیریت کنید و این یک مهارت کلیدی برای اکثر مدیران محسوب می‌شود. در این مطلب مهارت چندوظیفه‌ای‌بودن و تأثیر آن بر محیط کار را بررسی و راهکارهایی برای مدیریت بهتر چند کار ارائه می‌کنیم. فرقی نمی‌کند شما دانشجوی رشته مدیریت هستید یا قرار است به‌عنوان یک مدیر در سازمان کار کنید؛ این مطلب برای شما مفید خواهید بود. اگر قصد دارید مهارت‌های چندوظیفه‌ای خود را افزایش دهید، این مقاله را تا انتها دنبال کنید.
چند وظیفه بودن یا Multitasking در مدیریت چه؟
چند وظیفه‌ای بودن یا multitasking یک مهارت است که براساس آن فرد می‌تواند چند کار را به‌طور هم‌زمان انجام دهد، به‌طوری‌که باعث اختلال در همدیگر نشوند و به‌بهترین شکل کارها انجام شود.
معمولاً مدیران و افرادی که در محیط‌های پر چالش کار می‌کنند، مجبور به انجام‌دادن چند کار به‌صورت هم‌زمان هستند. این مهارت می‌تواند کمک کند که کارها درست انجام شوند. چندوظیفهبودن همیشه مثبت نیست و در بسیاری از مواقع می‌تواند به بروز مشکلاتی در فرایند انجام‌دادن کار و آشفتگی ذهنی بینجامد؛ بنابراین باید بتوانید مهارت‌های نرم خود را تقویت کنید که با فشار زیادی دچار آسیب نشوید. برای بسیاری از کارهای غیرضروری، تکراری و کم‌اهمیت، توانایی چندوظیفه‌ای می‌تواند بازدهی بسیار زیادی داشته باشد و کارها با سرعت بسیار بالاتری انجام شوند.
چندوظیفهبودن مدیران
چندوظیفهبودن یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیران سازمان است. آنان باید چندین کار را به‌طور هم‌زمان انجام دهند، بدون آنکه دچار حواس‌پرتی شوند، تصمیم‌های مهم بگیرند و با چند بخش مختلف سازمان ارتباط برقرار کنند. مدیران باید مهارت‌های مرتبط با چندوظیفهبودن را تقویت کنند تا بتوانند کارها را تحت‌کنترل خود نگه دارند. در ادامه چند مورد از مهارت‌های مدیران را که کمک می‌کند چند کار را به‌طور هم‌زمان مدیریت کنند معرفی می‌کنیم.
۱. تفويض اختيار
بخشی زیادی از کارهای کوچک را می‌توان با تفویض اختیار به دیگر افراد سازمان سپرد. تفویض اختیار به مدیران کمک می‌کند تمرکز خود را روی کارهای مهم‌تر بگذارند و کارهای کوچک را به اعضای سازمان بسپارند. مهارت تفویض اختیار به این می‌انجامد که کارها به‌صورت روان در سازمان انجام شود و تمرکز مدیر بر مسئله‌های مهم و تصمیم‌های استراتژیک سازمان باشد.
نکته کلیدی در تفویض اختیار شناسایی درست کارها و توانایی اعضای تیم است و اگر در شناخت افراد دچار اشتباه شویم می‌تواند مشکلاتی را به همراه داشته باشد.
۲. هدف‌گذاری
بدون داشتن هدف‌های درست، دقیق و قابل‌اندازه‌گیری، مدیر نمی‌تواند مسیر انجام‌شدن کارها را به‌درستی بررسی کند. مهارت هدف‌گذاری یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیران است و باید به‌خوبی روی آن کار کنید. انجام‌دادن چند کار به‌طور هم‌زمان می‌تواند گیج‌کننده باشد.
اگر هدف‌گذاری درستی داشته باشید، می‌توانید میزان رشد پروژه و نزدیک‌بودن یا دوربودن هدف‌ها را بررسی کنید؛ بنابراین اگر می‌خواهید در مدیرت هم‌زمان چند کار موفق باشید، حتماً روی مهارت هدف‌گذاری خود کار کنید.
۳. مدیریت زمان
بدون داشتن مدیریت زمان نمی‌توان حتی یک کار را به‌درستی مدیریت کرد؛ زمانی که چند کار به‌طور هم‌زمان در حال انجام‌شدن هستند، مدیریت زمان اهمیت بیشتری هم پیدا می‌کند.
درمورد مهارت مدیریت زمان در مطلب دیگری مفصل صحبت کرده‌ایم که از طریق لینک زیر می‌توانید آن را مطالعه کنید:
مديريت زمان و ۱۲ تکنيک تقويت آن
۴. مهارت‌های ارتباطی
یک مدیر بدون ارتباط درست با اعضای تیم و سازمان، نمی‌تواند کارها را به‌درستی پیش ببرد؛ بنابراین اگر قصد تبدیل‌شدن به یک مدیر خوب با مهارت چندوظیفه‌ای را دارید، روی مهارت‌های ارتباطی خود کار کنید. بخشی چشمگیری از فعالیت روزانه یک مدیر در ارتباط با اعضای سازمان می‌گذرد و اگر مدیر در این بخش ضعیف باشد، مدیریت‌کردن کارها هم برای او سخت خواهد بود.
فن بیان برای مدیران چه کاربردی دارد و چقدر لازم است؟
۵. سازمان‌دهی
منظور از سازمان‌دهی مرتب‌کردن و درجای خود قراردادن تمامی اجزاست. پیگیری ساعت کاری، بررسی میزان انجام‌دادن کارها، مرتب‌کردن فضای کاری، منظم‌بودن همه گزارش‌ها و فایل‌های موردنیاز، همه و همه این موارد، را می‌توان در این بخش از مهارت‌ها قرار داد. یک مدیر باید توانایی سازمان‌دهی امور را داشته باشد تا همه‌چیز مرتب و درست در جای خود قرار بگیرد.
چندوظیفه‌ای‌بودن چطور است؟
احتمالاً برای شما هم پیش‌آمده است که در زمان انجام‌دادن یک کار، هم‌زمان کار دیگری را هم انجام می‌دهید، اما چندوظیفهبودن فقط به این نوع انجام‌دادن کار محدود نمی‌شود.
انجام‌دادن هم‌زمان کارها یکی از انواع چندوظیفهبودن است. گاهی ممکن است در میان کارها پرشی ایجاد کنید و از یک کار به کار دیگری تغییرحالت دهید. این نوع انجام‌دادن کار هم نوعی از چندوظیفهبودن است؛ همچنین ممکن است بخشی از یک کار را تمام کنید؛ به سراغ بخشی از پروژه دیگر بروید و آن را تمام کنید و دوباره بخش جدیدی از کار اول را شروع کنید. این نوع انجام‌دادن کار به تمرکز بالا نیاز دارد و باید با استفاده از مهارت‌های مختلف آن را تحت کنترل خود بگیرید.
چطور مهارت چندوظیفه‌ای خود را ارتقا بدهیم؟
برای بهبود مهارت چندوظیفه‌ای یا مدیریت بهتر چند کار به‌طور هم‌زمان، این قدم‌های را به‌دقت بردارید:
۱. فهرستی از کارها تهیه کنید
در ابتدای هر روز یا ابتدای هر پروژه کارهای خود را فهرست کنید. داشتن یک فهرست از کارها کمک می‌کند که متمرکز باشید. در ابتدای هر روز یا شروع کار چند دقیقه وقت بگذارید و یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید. این کار ممکن است کمتر از ۱۰ دقيقه وقت بگيرد، اما تأثیر بسيار زيادی بر انجام‌شدن کارها و مديريت زمان می‌گذارد. اگر لازم است کارهاي بزرگ‌تر را به کارهای کوچک تقسيم‌بندی کنيد.
۲. کارها را اولویت‌بندی کنيد
بعد از آنکه فهرستی از کارها و وظیفه‌ها تهيه کرديد، آن‌ها را به‌ترتيب ميزان اهميت اولويت‌بندی کنيد. برای اين کار روش‌های مختلفی وجود دارد، اما می‌توان کارها را در چند دسته تقسیم‌بندی کرد:
- کارهای فوری و بااهميت بالا
- کارهای فوری و کم‌اهميت
- کارهای غیرفوری و کم‌اهميت
۳. کارهای مشابه را در يک گروه دسته‌بندی کنيد
يکی از قسمت‌های مهم چندوظیفهبودن دسته‌بندی کارهای مشابه در يک گروه است. اين کارها می‌توانند به‌طور هم‌زمان و به‌دست يک فرد انجام شود. دسته‌بندی کارهای مشابه سرعت انجام‌شدن آن را هم بيشتر می‌کند.
۴. حواس‌پرتی را کاهش دهيد
انجام‌دادن هم‌زمان کارها تمرکز را کاهش می‌دهد و اگر عامل‌های محيطی هم به آن اضافه شود، کنترل و مديريت آن سخت است. عامل‌های مختلفی را که حواس‌پرتی به وجود می‌آورد حذف کنيد؛ مثلاً تلفن‌همراه خود را برای مدتی خاموش کنید، به يک محيط آرام برويد، ميز و اتاق‌تان را منظم کنيد، میان کارها استراحت کنيد و اگر گوش‌کردن به موسيقی يا هر فعاليت ديگری به تمرکز شما کمک می‌کند، حتماً از آن کمک بگيريد.
۵. بر کارها نظارت کنيد
هميشه ميزان پيشرفت کارها را بررسی کنيد و زیر نظر بگیرید. به‌طور منظم و روزانه کارها را بررسی کنيد و مطمئن شويد که کارها طبق برنامه پيش می‌روند. گاهی ممکن است در وسط روز تغييری در برنامه بدهيد يا اولويت کارها را عوض کنيد؛ بنابراين حتماً به‌طور مداوم و منظم ميزان پيشرفت کارها را تحلیل کنيد.
۶. بعضی از کارها را به ديگران بسپاريد
بعد از اولویت‌بندی کارها ممکن است بخشی از کارها را به ديگران بسپاريد؛ معمولاً کارهای دسته‌سوم (غیرمهم و غیرفوری)، اما گاهی ممکن است برعکس باشد و به‌دليل فوری‌بودن يک کار، آن را به تيم‌های خارجی يا ديگر اعضای سازمان بسپاريد تا کارها سريع‌تر انجام شود.
جمع‌بندی چند وظیفه بودن یا Multitasking در مدیریت
چندوظیفهبودن بخش جدايی‌ناپذير مديريت است. شايد در شرايط ایده‌آل بهتر باشد که کارها را به‌صورت مجزا انجام دهیم و با تمرکز بیشتری کارها را به اتمام برسانيم، اما در محيط کار، به‌خصوص برای مديران، انجام‌دادن هم‌زمان چند کار انکارناشدنی است.
مهارت چندوظیفهبودن کمک می‌کند تا کارها را به‌طور هم‌زمان و بدون ايجاد تداخل و حواس‌پرتی پيش ببريد. براي افزايش اين مهارت بايد مهارت‌های مديريت زمان، تفویض اختیار، هدف‌گذاری، مهارت‌های ارتباطی و مهارت‌های سازمان‌دهی (اولويت‌بندی، کنترل و…) را در خود تقويت کنيد.